Le service public et ses valeurs comptent pour vous ? Vous souhaitez contribuer à la réussite des étudiants en participant au projet d’avenir de l’université ?
Rejoignez CY Cergy Paris Université, au cœur d’un territoire entre ville et nature, ouvert sur l’international, alliant développement durable et innovation. Établissement d'enseignement supérieur et de recherche, CY Cergy Paris Université est présente sur 14 sites sur tout le territoire et rassemble plus de 26 000 étudiants, 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 900 personnels et 24 unités de recherche, autour des valeurs communes de liberté, d'ambition, de volonté, de courage et d'inclusion.
Basée à Cergy-Pontoise, CY Cergy Paris Université coordonne le projet de site global CY Alliance réunissant 12 établissements, privés (associatifs) ou publics, d’enseignement supérieur et de la recherche. Par son organisation et sa structure inédite sous forme d’université d’écoles, CY Cergy Paris Université crée les interactions et les passerelles nécessaires entre les acteurs du territoire et entre les disciplines, construisant ainsi une offre de formation et de recherche riche, variée et innovante dans son contenu et sa pédagogie. Pour cela, CY Cergy Paris Université a construit un partenariat avec l’une des premières écoles de commerce en France et en Europe, l’ESSEC Business School, favorisant le développement d’initiatives et de projets innovants.
Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.
Fondée en 1983, CY Tech a formé plusieurs milliers d'ingénieurs en génie informatique, génie mathématique, génie civil, biotechnologies et chimie et en mécanique pendant ses 41 années d'existence.
Implantée à Cergy et à Pau, CY Tech a conduit une politique active et ambitieuse de doubles diplômes avec des universités et écoles de management de renom. Son expertise, la reconnaissance de ses formations notamment auprès des entreprises et son excellent taux d'insertion des jeunes diplômés sont le germe de la filière ingénieur de CY Tech.
CY Tech compte aujourd'hui 3 300 élèves en filière ingénieur Programme Grande École, 300 Enseignants-chercheurs, 89 personnels administratifs et 13 laboratoires de recherche, 160 Universités partenaires à l'international.
Assister la directrice administrative et la directrice administrative adjointe de CY TECH sur la gestion des dossiers.
Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, technique et logistique.
Participer au bon fonctionnement administratif, logistique et opérationnel de l’école.
Réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative et de ressources humaines de l’école magistrale et doctorale, et de l’école d’ingénieurs.
Conseiller et informer la direction, être le relai des personnels et des partenaires extérieurs auprès de la direction.
Participer au pilotage stratégique de ses activités sur ses différents sites (Cergy, Saint-Germain, Pau).
Organiser l'agenda de la directrice administrative et de la directrice administrative adjointe, déplacements et événements.
Participer et assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire.
Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions.
Assurer et rédiger des documents professionnels (comptes rendus, rapports, procédures).
Collaborer à la démarche qualité et au suivi des procédures en lien avec la chargée d’amélioration continue.
Alimenter et réaliser des tableaux de bord.
Elaborer des indicateurs et tableaux de bords en lien avec la responsable qualité.
Prendre en charge des aspects logistiques.
S'assurer du respect des procédures dans le domaine administratif.
Être l'interlocutrice privilégiée des différents partenaires, services internes et externes et autres institutionnels.
Prendre en charge les dossiers confiés par la direction générale, appels à projets...
Mettre en œuvre les procédures liées à l'organisation de CY TECH.
Organiser les conseils.
Collecter, organiser et gérer les informations sensibles et confidentielles, en garantissant la sécurité et la confidentialité des données à la demande de la direction.
Contribuer à la communication institutionnelle et à l’image de marque de l’école.
Veiller à la qualité des relations extérieures.
Participer aux réunions de pilotage de préparation des audits CTI et appui transversal aux acteurs internes impliqués dans la démarche.
Soutenir les équipes dans la centralisation et la structuration des données nécessaires à l’autoévaluation.
Participer à l'organisation de la visite des experts à la demande de la coordinatrice des affaires générales.
Assurer l’archivage et la traçabilité des documents pour faciliter les démarches futures.
Participer à des groupes de travail éventuellement.
Connaître le mode de fonctionnement de l'administration publique
Connaître l'environnement et les réseaux professionnels
Connaître les techniques d'assistanat et les différentes procédures
Connaître les techniques d'élaboration des documents
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre complexe.
Savoir réaliser des synthèses, rédiger et mettre en forme les documents. Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Mettre en œuvre une démarche qualité
Etre diplomate et fiabilité
Savoir faire preuve de rigueur, d'organisation, polyvalence
Savoir apporter une réponse personnalisée
Savoir communiquer et informer les différents publics
Savoir alerter
Savoir faire preuve de loyauté
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Travailler en équipe
S'adapter aux différents interlocuteurs
Sens de l'organisation
Sens du service public
Qualités relationnelles, écoute, disponibilité, discrétion, et respect de la confidentialité
Savoir gérer des conflits
Savoir assurer le rôle de conseil ou d'aide à la décision
Sens de l'initiative
Capacité à travailler en transversal et à coordonner plusieurs sites
Adaptabilité et réactivité dans un environnement évolutif
BAC + 2
Expérience souhaitée dans le domaine administratif et de direction
Condition de travail
Poste ouvert aux agents contractuels (CDD de 12 mois) ou détachement pour les agents titulaires
38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois
Politique de formation interne développée
Poste basé à Cergy à pourvoir dès à présent
Poste de catégorie B